Polityka prywatności

Polityka Prywatności

Agencja szczególnie poważnie traktuje ochronę danych osobowych. Niniejsza polityka określa podstawy prawne przetwarzania oraz sposoby zbierania i wykorzystywania danych osobowych a także przedstawia informacje na temat praw osób fizycznych. Agencja wykorzystuje dane osobowe w celach określonych w niniejszym dokumencie lub w innym celu każdorazowo wskazanym w momencie ich przekazania Agencji.

Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Agencja przetwarza dane osobowe w różnych celach, przy czym w zależności od celu, zastosowanie mogą mieć różne sposoby zbierania, podstawy prawne przetwarzania, wykorzystywania, ujawniania oraz okresy przechowywania.

Bezpieczeństwo danych

Agencja bardzo poważnie traktuje bezpieczeństwo wszystkich procesowanych danych. Agencja wdrożyła stosowne polityki, procedury i szkolenia obejmujące ochronę danych, ich poufność i bezpieczeństwo i regularnie dokonujemy kontroli wprowadzonych środków pod kątem ich adekwatności dla zabezpieczenia posiadanych danych.

Podstawa prawna przetwarzania

Podstawy prawne każdej operacji przetwarzania są określone w odpowiedniej sekcji poniżej. W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych, Agencja stara się przeanalizować i zrównoważyć swój interes oraz potencjalny wpływ na osobę, której dane dotyczą oraz prawa tej osoby wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych.

Przekazywanie danych stronom trzecim oraz miejsce przetwarzania

Agencja przekazuje dane osobowe innym podmiotom wyłącznie gdy zezwalają na to przepisy. W takim przypadku, w umowie stosowane są postanowienia i mechanizmy bezpieczeństwa w celu ochrony danych oraz zachowania określonych standardów w zakresie ochrony danych, ich poufności i bezpieczeństwa.

Agencja nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Przechowywane przez Agencję dane osobowe mogą być przekazywane:

Organizacjom zewnętrznym zapewniającym aplikacje/funkcjonalności lub świadczącym usługi przetwarzania danych lub usługi IT.
Organizacjom zewnętrznym, które udzielają Agencji pomocy przy dostarczaniu informacji lub świadczeniu usług.
Księgowym, biegłym rewidentom i innym doradcom profesjonalnym.
Organom nadzorującym przestrzeganie prawa, organom regulacyjnym i innym władzom rządowym lub osobom trzecim, jeśli wymagają tego obowiązujące przepisy (w sposób zgodny z tymi przepisami).
Agencja może otrzymywać także wnioski od upoważnionych stron trzecich o ujawnienie danych osobowych, np. by sprawdzić, czy przestrzegają obowiązującego prawa i regulacji, przeprowadzić dochodzenie w sprawie rzekomego przestępstwa, ustalić, wykonywać lub bronić praw ustawowych. Agencja spełnia prośby wyłącznie, gdy pozwalają na to przepisy obowiązującego prawa.

Zmiany Polityki Prywatności

Jako, że przejrzystość stanowi stały obowiązek, Agencja będzie regularnie dokonywać przeglądu i aktualizacji niniejszego dokumentu.

Ostatnia aktualizacja miała miejsce dnia 25.05.2018.

Administrator danych

Administratorem danych jest Agata Kmiecik

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących niniejszego dokumentu oraz sposobu i celów przetwarzania danych osobowych, prosimy o kontakt pod adresem:

Gata House Agata Kmiecik

Ul. Puławska 24A lok.1

Adres e-mail: biuro@gatahouse.pl

Tel.: 22 400 03 70

Prawa osób fizycznych i sposób ich realizacji

Osoby fizyczne mają określone prawa dotyczące swoich danych osobowych a administratorzy danych odpowiadają za realizację tych praw. W przypadku, gdy decyzja o sposobie i celu przetwarzania danych osobowych należy do Agencji, Agencja jest administratorem danych. Poniżej wskazane są dalsze informacje o prawach osób fizycznych oraz sposobie ich realizacji.

Dostęp do danych osobowych

Osoby fizyczne mają prawo dostępu do danych, które przechowujemy jako administrator danych. Prawo to można wykonywać poprzez wysłanie maila na adres: biuro@gatahouse.pl

Zmiana danych osobowych

Aktualizacji przekazanych danych osobowych można dokonać poprzez wysłanie maila na adres biuro@gatahouse.pl. W przypadku, gdy jest to praktycznie możliwe, po powiadomieniu Agencji, że jakiekolwiek przetwarzane dane osobowe są już nieaktualne, Agencja poprawi je na podstawie zaktualizowanych informacji.

Wycofanie zgody

W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, osoby fizyczne mają prawo w dowolnej chwili wycofać tę zgodę. Aby wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych, prosimy o przesłanie stosownej informacji na adres: biuro@gatahouse.pl.

Prawo do ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych

Osoby fizyczne mają prawo ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych w dowolnej chwili, ze względu na ich szczególną sytuację, chyba że przetwarzanie jest wymagane prawem.

W takim przypadku, Agencja nie będzie dalej przetwarzać danych osobowych lub ograniczymy przetwarzanie, o ile jest w stanie wykazać prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania lub ustalenia, wykonywania lub obrony praw Agencji.

Pozostałe prawa osób, których dane dotyczą

Niniejszy dokument ma za zadanie przekazywać informacje, jakie dane osobowe zbiera Agencja oraz jak są one wykorzystywane. Obok prawa dostępu, zmiany i ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania wskazanego powyżej, osoby fizyczne mają inne prawa dotyczące przechowywanych przez Agencję danych osobowych, takie jak prawo żądania usunięcia oraz prawo do przenoszenia danych.

W przypadku chęci realizacji tych praw, należy wysłać maila na adres: biuro@gatahouse.pl.

Skargi

W przypadku chęci wniesienia skargi w sprawie wykorzystywania przez Agencję danych osobowych, należy przesłać maila wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi skargi na adres: biuro@gatahouse.pl. Wszelkie otrzymane skargi zostaną rozpatrzone i udzielimy na nie odpowiedzi.

Osoby fizyczne mają również prawo wniesienia skargi do organu nadzoru (organem nadzoru w zakresie ochrony danych osobowych jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, numer telefonu: 22 531 03 00).

Poszczególne kategorie przetwarzań

Klienci indywidualni

Zgodnie z Polityką Prywatności, Agencja zbiera wyłącznie dane osobowe niezbędne dla spełnienia określonych celów i zwraca się do klientów o podanie danych osobowych jedynie gdy jest to absolutnie konieczne.

W przypadku, gdy Agencja musi przetwarzać dane osobowe w celu świadczenia usług, zwraca się do klientów o podanie niezbędnych informacji na temat ich wykorzystywania osobom, których dane dotyczą, np. członkom ich rodzin.

Biorąc pod uwagę szeroki zakres usług świadczonych na rzecz klientów indywidualnych, Agencja przetwarzamy wiele kategorii danych osobowych, w tym odpowiednio do świadczonych usług:

Dane kontaktowe;
Informacje o działalności gospodarczej;
Informacje na temat członków rodziny;
Informacje na temat posiadanych nieruchomości
Informacje na temat stanu cywilnego
Informacje na temat dochodów, podatków, jak również inne informacje finansowe; oraz
Informacje na temat inwestycji i innych udziałów finansowych.

W przypadku części usług lub czynności, gdy jest to wymagane prawem lub za zgodą osoby fizycznej, Agencja może zbierać dane klasyfikowane do szczególnych kategorii danych osobowych. Co do zasady, Agencja dane osobowe od klientów lub stron trzecich działając zgodnie z instrukcjami danego klienta.

Wykorzystywanie danych osobowych

Dane osobowe są wykorzystywane w następujących celach:

Świadczenie usług profesjonalnych (w szczególności usług w zakresie pośrednictwa w obrocie nieruchomościami). Część usług wymaga od Agencji przetwarzania danych osobowych w celu świadczenia usług pośrednictwa i sporządzania dokumentacji.

Administrowanie, zarządzanie i rozwój działalności i usług

Dane osobowe przetwarzane są w celu prowadzenia działalności, co obejmuje:

zarządzanie relacjami z klientami;
rozwój działalności i usług (np. identyfikacja potrzeb klientów i poprawa wykonywania usług);
utrzymywanie i korzystanie z systemów IT;
administracja i zarządzanie stroną internetową oraz systemami i aplikacjami.

Zarządzanie bezpieczeństwem, jakością i ryzykiem

Usługi świadczone na rzecz klientów sprawdzane są pod kątem jakości, co obejmuje przetwarzanie danych osobowych przechowywanych w dokumentacji danego klienta. Agencja zbiera i przechowujemy dane osobowe w ramach procedur dotyczących dokumentowania zleceń od klientów.

Przedstawianie informacji o Agencji i zakresie usług

Zgodnie z obowiązującym prawem, Agencja wykorzystuje dane kontaktowe klienta w celu przedstawienia ważnych i interesujących informacji o Agencji i jej usługach.

Stosowanie się do wymogów przepisów i regulacji prawnych lub wymogów organizacji zawodowej

Jak każdy dostawca usług profesjonalnych, agencja jest zobowiązani do przestrzegania obowiązków wynikających z prawa, regulacji i wymogów organizacji zawodowych. Agencja prowadzi odpowiednią dokumentację w celu wykazania, że usługi są wykonywane zgodnie z tymi zobowiązaniami, dokumentacja ta może obejmować dane osobowe.

Podstawa prawna przetwarzania

W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych, o którym mowa w tej części Polityki jest konieczne do realizacji umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (na przykład, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania usługi pośrednictwa) przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy.

W przypadku, gdy przetwarzanie danych jest konieczne do spełnienia obowiązku wynikającego z prawa, np. przepisów podatkowych wynikających z konieczności wykazania lub udokumentowania świadczenia usług profesjonalnych, przetwarzanie odbywa się na podstawie tego obowiązku prawnego.

W przypadku przetwarzania danych osobowych w innych celach określonych powyżej, Agencja działa na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych lub zgody, w przypadku, gdy o wyrażenie takiej zgody Agencja zwróciła się do osoby, której dane dotyczą.

Przechowywanie danych

Przetwarzane dane osobowe są przechowywane przez okres uznany za konieczny dla spełnienia celu, w jakim zostały zebrane (w tym zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów i regulacji prawnych).

W przypadku braku konkretnych wymogów prawnych, regulacyjnych lub umownych, podstawowy okres przechowywania w przypadku zapisów i innej dokumentacji dowodowej sporządzonej w trakcie świadczenia usług wynosi maksymalnie 10 lat.

osoby odwiedzające stronę internetową Agencji

Zbieranie danych osobowych

Osoby odwiedzające stronę internetową Agencji mają kontrolę nad danymi osobowymi, które podają. W ograniczonym zakresie Agencja zbiera dane osobowe automatycznie za pośrednictwem plików cookies znajdujących się na stronie.

Od osób odwiedzających stronę internetową Agencji, Agencja otrzymujemy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu.

Agencja apeluje o niepodawanie za pośrednictwem stron internetowych informacji ze szczególnych kategorii danych osobowych (takich jak informacje o rasie czy pochodzeniu etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub filozoficznych, przynależności do związków zawodowych, informacje dotyczące zdrowia fizycznego lub psychicznego, dane genetyczne, dane biometryczne, informacje o życiu seksualnym czy orientacji seksualnej oraz przeszłości kryminalnej).

W przypadku podania ww. informacji z jakiegokolwiek powodu, będzie to oznaczać wyraźną zgodę na zbieranie przez Agencję i wykorzystywanie takich informacji w sposób określony w niniejszej Polityce lub określony w miejscu, gdzie informacje te zostały ujawnione.

Pliki cookies

Pliki „cookies” (tzw. „ciasteczka”) to małe pliki tekstowe, które są umieszczane w komputerze użytkownika, kiedy odwiedza witryny internetowe, aby pomóc w zapewnieniu bardziej spersonalizowanej obsługi. Stosowanie plików cookie jest obecnie standardem dla większości witryn internetowych. Jeżeli użytkownik nie chce otrzymywać plików cookie, może nimi zarządzać i kontrolować je poprzez przeglądarkę.

Przed zarejestrowaniem się na stronie Agencji, trzeba zaakceptować działanie plików cookies. W przypadku dezaktywacji tych plików, inne funkcje strony mogą nie działać prawidłowo. Po zakończeniu wizyty na stronie, można usunąć pliki cookies z „historii przeglądania” (pamięci cache).

Wykorzystywanie danych osobowych

W przypadku, gdy odwiedzający podaje dane osobowe, są one wykorzystywane w celach określonych w momencie ich przekazania. Zazwyczaj dane osobowe zbierane są w następujących celach:

rejestracja na stronie internetowej;
zapisanie się na otrzymywanie informacji;
zapytanie o szczegóły;
monitorowanie i egzekwowanie przestrzegania warunków korzystania ze strony internetowej;
administrowanie i zarządzanie stroną, w tym potwierdzanie i poświadczenie tożsamości oraz zapobieganie uzyskaniu dostępu przez osoby nieupoważnione do zastrzeżonych części, oraz
agregowanie danych do celów analizy i ulepszenia działania strony internetowej.

O ile nie wskazano inaczej, Agencja może również wykorzystywać dane w celu nawiązania kontaktu z użytkownikiem, aby przekazać informacje o działalności Agencji, usługach oraz innych informacji, które mogą zainteresować użytkowników. Każdorazowo użytkownik może zrezygnować z otrzymywania powyższych informacji, stosując się do instrukcji podanych w komunikacji skierowanej do danej osoby lub można poprzez kontakt z Agencją za pośrednictwem maila wysłanego na adres: biuro@gatahouse.pl.

Podstawa prawna przetwarzania

Dane osobowe osób odwiedzających stronę internetową przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych lub zgody w przypadku, gdy o wyrażenie takiej zgody zwrócono się do osoby, której dane dotyczą.

Przechowywanie danych

Dane osobowe zebrane za pośrednictwem stron internetowych przechowujemy tak długo jak to konieczne (np. przez okres naszej relacji z daną osobą).

Osoby fizyczne, których dane zostały pozyskane w związku z świadczeniem usług na rzecz klienta

Zbieranie danych osobowych

Agencja zbiera wyłącznie dane osobowe niezbędne dla spełnienia określonych celów i zwraca się do klientów o podanie danych osobowych tylko gdy jest to konieczne. Agencja zbiera i wykorzystuje dane kontaktowe klientów w celu zarządzania i utrzymywania relacji. Biorąc pod uwagę zakres usług świadczonych na rzecz klientów, Agencja przetwarza wiele kategorii danych osobowych, w tym:

Dane kontaktowe;
Informacje na temat działalności gospodarczej;
Informacje na temat rodziny;
Informacje na temat dochodów, podatków i inne informacje finansowe; oraz
Informacje na temat inwestycji i innych udziałów finansowych.

Co do zasady, Agencja zbiera dane osobowe od klientów lub osób trzecich działając zgodnie z instrukcjami danego klienta.

Wykorzystywanie danych osobowych

Dane osobowe są wykorzystywane w następujących celach:

Świadczenie usług profesjonalnych

Administrowanie, zarządzanie i rozwój działalności i usług

Dane osobowe przetwarzane są w celu prowadzenia działalności, co obejmuje:

zarządzanie relacjami z klientami;
rozwój działalności i usług (np. identyfikacja potrzeb klientów i poprawa wykonywania usług);
utrzymywanie i korzystanie z systemów IT;
administracja i zarządzanie stroną internetową oraz systemami i aplikacjami.

Podstawa prawna przetwarzania

W przypadku, gdy przetwarzanie danych, które pozyskuje Agencja w związku ze świadczeniem usług na rzecz klientów, jest konieczne do spełnienia obowiązku wynikającego z prawa, np. wykazania świadczenia usług, przetwarzanie odbywa się na podstawie tego obowiązku.

W przypadku przetwarzania danych osobowych w innych celach, Agencja działa na podstawie prawnie uzasadnionych interesów (np. świadcząc swe usługi) lub zgody, w przypadku, gdy o wyrażenie takiej zgody Agencja zwróciła się do osoby, której dane dotyczą.

Przechowywanie danych

Przetwarzane dane osobowe są przechowywane przez okres uznany za konieczny do celu, w jakim zostały zebrane (w tym zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów i regulacji prawnych).

Dostawcy

Zbieranie danych osobowych

Agencja zbiera i wykorzystuj dane osobowe dostawców (w tym podwykonawców oraz osób fizycznych związanych z dostawcami i podwykonawcami) w celu zarządzania tymi relacjami, zamawiania i otrzymywania usług od dostawców oraz, w stosownych przypadkach, świadczenia usług profesjonalnych na rzecz klientów.

Wykorzystywanie danych osobowych

Dane osobowe są wykorzystywane w następujących celach:

Otrzymywanie usług

Świadczenie usług profesjonalnych na rzecz klientów

Administrowanie, zarządzanie i rozwój działalności i usług

Dane osobowe przetwarzane są w celu prowadzenia działalności, co obejmuje:

zarządzanie relacjami z dostawcami;
rozwój działalności i usług (np. identyfikacja potrzeb klientów i poprawa wykonywania usług);
utrzymywanie i korzystanie z systemów IT;
administracja i zarządzanie naszą stroną internetową oraz systemami i aplikacjami.

Przedstawianie informacji o Agencji i zakresie usług

Stosowanie się do wymogów przepisów i regulacji prawnych lub wymogów organizacji zawodowej

Podstawa prawna przetwarzania

W przypadku, gdy przetwarzanie danych, o którym mowa w tej części jest konieczne do realizacji umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (na przykład, gdy przetwarzanie jest konieczne dla działania w charakterze usługobiorcy) przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy.

W przypadku, gdy przetwarzanie danych jest konieczne do spełnienia obowiązku wynikającego z prawa (np. przepisów podatkowych wynikających z konieczności wykazania lub udokumentowania otrzymania usług profesjonalnych) przetwarzanie odbywa się na takiej podstawie prawnej.

W przypadku przetwarzania danych osobowych w innych celach określonych powyżej, Agencja działa na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych (np. otrzymywanie usług, świadczenie usług, administracja, zarządzanie i rozwój działalności, oraz zarządzanie działalnością, jakością lub ryzykiem) lub zgody, w przypadku, gdy o wyrażenie takiej zgody zwróciliśmy się do osoby, której dane dotyczą.

Przechowywanie danych

Przetwarzane dane osobowe są przechowywane przez okres uznany za konieczny do celu, w jakim zostały zebrane (w tym zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów i regulacji prawnych).

Dane osobowe mogą być przechowywane dłużej, w przypadku, gdy taki wymóg określają przepisy lub regulacje prawne oraz w celu ustalenia, wykonywania lub obrony praw Agencji.